اگر در اداره ساختمان شما نظم و ترتیبی وجود ندارد اولین اقدام شما برای سامان دادن به اداره آپارتمان این است که با سایر مالکین یا استفاده کنند گان دور هم جمع شوید و در مورد حل مشکلات ساختمان چاره اندیشی کنید. خیلی سخت نگیرید، منظور یک جلسه رسمی و خشک اداری نیست و در آپارتمان های کوچک ممکن است ضمن دید و بازدید ها و مهمانی ها انجام شود، البته در مجتمع های بزرگ آپارتمانی تشریفات اداری آن، از قبیل ارسال دعوتنامه مکتوب با پست سفارشی، اغلب رعایت می شود.

قانون به جلسه ای که مالکان و استفاده کنندگان برای اداره آپارتمان تشکیل می دهند، «مجمع عمومی» می گوید.

 طبق ماده 5 آئین نامه قانون تملک آپارتمانها، در صورتی که تعداد مالکین از سه نفر تجاوز کند، «مجمع عمومی» باید تشکیل شود. برای اینکه جلسه مجمع عمومی رسمیت داشته باشد و تصمیمات آن قابل اجرا باشد، باید مالکینی که بیش از نصف مساحت کل قسمت های اختصاصی را در اختیار دارند یا نمایندگان آنها، در آن حضور داشته باشند. اما اگر مشکل شما این باشد که ساکنین دیگر واحدها به این گونه جلسات بی توجه هستند و در آن شرکت نمی کنند،

قانون راه حلی برای آن معین کرده: در صورتی که نتوانستید اکثریت را دور هم جمع کنید، تلاشتان را رها نکنید، جلسه را پانزده روز به عقب بیاندازید و مجدداً از همه واحدها برای شرکت در آن دعوت کنید، اگر در جلسه دوم هم تعداد کافی حاصل نشد سماجت به خرج بدهید و با دعوت مجدد جلسه سوم را پانزده روز بعد برگزار کنید. این جلسه با هر تعداد از حاضرین رسمیت خواهد داشت و تصمیمات آن برای افراد غایب هم تعهد ایجاد می کند. (تبصره ماده 8 آئین نامه اجرایی)

اصل بر این است که در جلسه مجمع عمومی، مالکین آپارتمانها شرکت کنند اما مالک می تواند به جای خود نماینده ای معرفی کند. اغلب معمول است که مستأ جر به نمایندگی از مالک در جلسه شرکت می کند. اگر چند نفر مالک یک واحد آپارتمانی باشند باید طبق ماده 7 قانون تملک آپارتمانها از طرف خود یک نفر را برای شرکت در جلسه مجمع عمومی انتخاب و معرفی کنند.

در نخستین جلسه مجمع عمومی ابتدا رئیس مجمع عمومی برای اداره جلسه انتخاب می شود. سپس از طریق رأی گیری مدیر یا مدیرانی برای اداره امور ساختمان تعیین می شود.

از جمله دیگر اختیارات مجمع عمومی اتخاذ تصمیمات کلی در مورد اداره امور ساختمان و همچنین تصویب گزارش مربوط به درآمدها و هزینه های سالانه است. تمامی تصمیمات مجمع عمومی باید در صورت جلسه ای درج شود تا بعداً قابل مراجعه و استناد باشد. این صورت جلسه نزد مدیر ساختمان نگهداری می شود. تصمیمات مجمع عمومی در صورت رعایت شرایط ذکر شده طبق ماده 6 قانون تملک آپارتمانها برای کلیه شرکا الزام آور است. برای اینکه غایبین جلسه ادعا نکنند که از تصمیمات مجمع عمومی بی اطلاع بوده اند، این تصمیمات ظرف مدت 10 روز توسط مدیر ساختمان به اطلاع شرکای غایب می رسد.

بسیاری از مشکلات ساختمان را می توان از طریق همین جلسات حل نمود. به طور مثال در برخی از آپارتمانها بازی بچه ها و سر و صدای آنها در حیاط آپارتمان مزاحمت هایی را برای ساکنین ایجاد می کند. اگر اقدامات مدیر ساختمان برای رفع این مزاحمت ها مؤثر واقع نشد، مجمع عمومی می تواند برای حل این مشکل چاره اندیشی کند، مثلاً ساعتهای مشخصی برای بازی بچه ها تعیین نماید.

اما چون تشکیل جلسات مجمع با شرایطی که قانون برای آن تعیین کرده، معمولاً دشوار است، همان طور که گفتیم مدیر یا مدیرانی انتخاب می شود و مسئولیت حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی به او یا آنها واگذار می گردد.

اختیارات مدیر ساختمان

سعی کنید فردی لایق و امین را به عنوان مدیر ساختمان انتخاب کنید زیرا وظایف و اختیارات مهمی در طول سال برعهده اوست.

یکی از وظایف مدیر، نگهداری حساب های مالی ساختمان و حفظ خزانه (صندوق مالی) است. او باید دفتری برای ثبت درآمدها و هزینه ها داشته باشد و هر ساله این دفتر را به پیوست قبوض و اسناد مربوط را برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی ارائه کند. البته در مجتمع های بزرگ معمولاً برای انجام این وظایف مالی یک خزانه دار تعیین می کند.

وظیفه دیگر مدیر ساختمان که شاید خیلی از افراد از آن بی اطلاع باشند این است که تمام بنا را به صورت یک واحد در مقابل آتش سوزی بیمه کند، سهم هر یک از واحدها از حق بیمه به نسبت مساحت آن واحد به مساحت کل قسمت های اختصاصی خواهد بود، که این مبلغ توسط مدیر از هر واحد اخذ و به بیمه گر پرداخت می شود.

مدیر ساختمان همچنین مکلف است که میزان هزینه های مستمر و مخارج متعلق به هر شریک و نحوه پرداخت آن را به وسیله نامه ای به او اطلاع دهد. طبق آخرین ماده آئین نامه اجرایی، به منظور تأمین هزینه های ضروری و فوری، مدیر ساختمان باید وجوهی را به صورت تنخواه گردان به نحوی که مجمع عمومی معین می کند، دریافت کند.

همچنین در کلیه آپارتمانهایی که بیش از 10 واحد داشته باشند، مدیر ساختمان موظف است برای حفظ و نگاهداری و تنظیف قسمت هایی که مورد استفاده عموم است و انجام سایر امور مورد نیاز بنا دربان استخدام کند.

در برج های آپارتمانی انجام همه امور احتیاج به وقت زیادی دارد. بنابراین مدیر ساختمان باید به صورت تمام وقت به این امور بپردازد و مسلماً حق الزحمه ای ماهانه دریافت می کند، اما در آپارتمان های کوچک که این وظایف محدودتر هستند، بهتر است امتیازاتی برای مدیر توسط مجمع عمومی تعیین شود تا افراد از پذیرش این مسئولیت شانه خالی نکنند. راه حل دیگر برای این مسئولیت گریزی این است که مدیریت ساختمان به صورت گردشی باشد و دیر یا زود همه ساکنین آن را تجربه کنند. البته از لحاظ قانونی لزومی ندارد که مدیر ساختمان جزو مالکین آپارتمان باشد و انتخاب او از سایر افراد خارج آپارتمان بلامانع است. مدت مأموریت مدیر ساختمان 2 سال است ولی مجمع عمومی می تواند این مدت را اضافه کند، انتخاب مجدد مدیر نیز ممکن است.